Gratis mal for personalhåndbok
En personalhåndbok samler spillereglene på arbeidsplassen ett sted, så lederen slipper å svare på det samme hver uke, og de ansatte vet hva som gjelder. Den er ikke lovpålagt, men de beste delene av den er det: skriftlig arbeidsavtale, varslingsrutine og oversikt over arbeidstid.
Riktig brukt gjør håndboken to jobber samtidig: den dokumenterer at bedriften oppfyller pliktene i arbeidsmiljøloven, og den forankrer styringsretten, altså retten til å lede og fordele arbeidet, i regler alle kjenner. Feil brukt lover den mer enn bedriften vil holde, og da kan enkeltgoder bli bindende vilkår som ikke lar seg fjerne.
Under får du håndboken kapittel for kapittel, med det små bedrifter oftest glemmer, reglene om motstrid med arbeidsavtalen og to eksempler fra virkeligheten. Malen fyller du ut gratis lenger ned på siden.
PERSONALHÅNDBOK – [BEDRIFTENS NAVN] Sist oppdatert: 23. juli 2026 1. OM HÅNDBOKEN Håndboken gjelder alle ansatte i [Bedriftens navn] og supplerer arbeidsavtalen. Ved motstrid gjelder arbeidsavtalen og loven. 2. ANSETTELSE Alle ansettelser skjer med skriftlig arbeidsavtale etter arbeidsmiljøloven §§ 14-5 og 14-6. Prøvetiden er normalt 6 måneder. 3. ARBEIDSTID Ordinær arbeidstid: 08.00–16.00, 37,5 timer/uke. Overtid skal være avtalt med leder på forhånd og godtgjøres etter arbeidsmiljøloven § 10-6. 4. LØNN OG FERIEPENGER Lønn utbetales den [dato] hver måned. Feriepenger opptjenes og utbetales etter ferieloven; ferie avvikles etter avtale med leder. 5. FRAVÆR OG SYKDOM Sykefravær meldes nærmeste leder før arbeidsdagens start, første dag. Egenmelding kan brukes etter folketrygdlovens regler; sykmelding leveres uten opphold. [Tilpass egenmeldingsdager til bedriftens ordning.] 6. PERMISJONER Ansatte har rett til permisjoner etter arbeidsmiljøloven kapittel 12, blant annet foreldrepermisjon og permisjon ved barns sykdom. 7. VARSLING Kritikkverdige forhold kan varsles etter rutinen i vedlegg 1, jf. arbeidsmiljøloven kapittel 2 A. Gjengjeldelse mot varslere er forbudt. 8. IT, TAUSHETSPLIKT OG PERSONVERN Bedriftens utstyr brukes til arbeid. Ansatte har taushetsplikt om forretnings- og personopplysninger, også etter fratreden. Personopplysninger behandles etter personvernerklæringen. 9. HMS [Bedriftens navn] arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet. Avvik og skader meldes leder umiddelbart. 10. AVSLUTNING AV ARBEIDSFORHOLD Oppsigelse følger arbeidsmiljøloven kapittel 15. Ved fratreden leveres utstyr og tilganger tilbake siste arbeidsdag, og sluttattest utstedes etter § 15-15. [Tilpass håndboken til bedriften: legg til bonusordninger, reisepolicy, forsikringer og pensjon.]
Hva håndboken gjør juridisk
Rettslig sett er personalhåndboken en samling instrukser gitt i kraft av arbeidsgivers styringsrett. Den kan derfor som hovedregel fastsettes og endres ensidig, på samme måte som andre rutiner og retningslinjer. Det skiller den fra arbeidsavtalen, som bare kan endres ved enighet.
Grensen er ikke skarp. Viser arbeidsavtalen til håndboken som «en del av ansettelsesvilkårene», eller har et gode vært praktisert konsekvent i årevis, kan enkeltbestemmelser rykke opp fra instruks til avtalevilkår. En bonusordning som har stått i håndboken siden 2018 og blitt utbetalt hvert år, sitter langt fastere enn reglene om parkering og kleskode. Skriv derfor tydelig hva som er goder bedriften kan justere, og hva som er vilkår.
Ved motstrid går arbeidsavtalen foran
Står det 37,5 timers uke i arbeidsavtalen og 40 timer i håndboken, gjelder avtalen. Individuelt avtalte vilkår trumfer ensidig fastsatte dokumenter, og kjernen i arbeidsforholdet skal uansett stå i selve avtalen: etter arbeidsmiljøloven § 14-6 blant annet lønn, arbeidstid, pauser, ferie og oppsigelsesfrister.
Ta rangordningen inn i begge dokumenter, for eksempel slik: «Ved motstrid mellom arbeidsavtalen og personalhåndboken går arbeidsavtalen foran. Håndboken fastsettes og endres av arbeidsgiver.» § 14-6 andre ledd åpner for at avtalen på enkelte punkter henviser til lov, forskrift eller tariffavtale, og en henvisning til håndboken kan supplere, men aldri erstatte, minimumsinnholdet i avtalen.
Kapittelet om ansettelse og prøvetid
Åpne med det loven krever: skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold, jf. § 14-5, senest sju dager etter oppstart når forholdet varer mer enn en måned, og umiddelbart ved kortere forhold. Beskriv hvem som har fullmakt til å ansette, hvordan prøvetiden følges opp, og når oppfølgingssamtalene skal holdes.
Etter lovendringene som trådte i kraft 1. juli 2024 er innholdskravene i § 14-6 blitt omfattende, fra lønnselementer til rett til kompetanseutvikling. Glemmer bedriften å opplyse at en stilling er midlertidig, legges fast ansettelse til grunn med mindre noe annet gjøres overveiende sannsynlig. La derfor håndboken vise til en oppdatert avtalemal, i stedet for å gjenta hele listen.
Kapittelet om arbeidstid og overtid
Angi alminnelig arbeidstid, eventuell kjernetid og fleksitid, og hvem som kan pålegge overtid. Arbeid utover lovens grense for alminnelig arbeidstid utløser et tillegg på minst 40 prosent, jf. § 10-6, og avspasering av timene krever skriftlig avtale. Skillet mellom merarbeid og overtid bør forklares med et talleksempel, for det er her flest spørsmål oppstår: med 37,5-timers uke er timene opp til 40 merarbeid med ordinær lønn, mens timene over 40 gir minst 40 prosent tillegg, altså 350 kroner i timen med en timelønn på 250 kroner.
Etter § 10-7 skal bedriften dessuten ha en oversikt som viser hvor mye den enkelte faktisk har arbeidet, tilgjengelig for Arbeidstilsynet og tillitsvalgte. Dette kapittelet er riktig sted å beskrive hvordan timene føres, hvem som godkjenner dem, og fristen for å levere.
Kapittelet om sykdom og annet fravær
Egenmelding etter folketrygdlovens minimum gjelder inntil tre kalenderdager om gangen og fire ganger i løpet av tolv måneder, men mange bedrifter praktiserer utvidet egenmelding. Uansett ordning: skriv den ned, med krav om beskjed første fraværsdag, og ta med rutinen for sykmelding og oppfølgingsplan.
Velferdspermisjon er ikke lovregulert, så uten en linje i håndboken finnes det ingen regel. Fastsett hva som gir rett til fri med lønn, for eksempel inntil tre dager ved dødsfall i nær familie og én dag ved tilvenning i barnehage, og hva som er ulønnet. De lovfestede permisjonene ved fødsel, omsorg og pleie kan omtales med korte henvisninger.
Kapittelet om ferie og feriepenger
Ferieloven gir 25 virkedager ferie, altså fire uker og én dag, med feriepenger på minst 10,2 prosent av fjorårets lønn. Bedrifter som har avtalt fem uker, bruker vanligvis 12 prosent, og ansatte over 60 år har en ekstra uke. Kapittelet bør si når ferien fastsettes, hvordan ønsker meldes inn, og hva som gjelder for overføring av ubrukte dager.
Det SMB-er oftest glemmer: feriepenger opptjenes året før de utbetales. Nyansatte uten opptjening har rett til ferie, men ikke til feriepenger fra dere, og den forskjellen bør stå svart på hvitt før noen blir overrasket i juni.
Varsling, HMS og internkontroll
Virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, plikter å ha skriftlige rutiner for intern varsling, jf. § 2 A-6. Rutinen skal minst inneholde en oppfordring til å varsle, fremgangsmåten for varsling og fremgangsmåten for arbeidsgivers saksbehandling, og den skal være lett tilgjengelig for alle ansatte. Håndboken er det naturlige hjemmet.
HMS-delen kan holdes kort, men den skal finnes: § 3-1 krever systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i alle virksomheter, med kartlegging av risiko, tiltak og rutiner for å avdekke avvik. Beskriv hvem som er verneombud eller hvilken alternativ ordning dere har, og hvor risikovurderingene ligger.
Oppdatering og versjonering
En håndbok uten datostempel er farligere enn ingen håndbok, for den skaper forventninger etter regler som ikke lenger gjelder. Gi hvert dokument versjonsnummer og dato, før en kort endringslogg bakerst, og legg gjennomgangen fast til januar hvert år, siden lovendringer gjerne trer i kraft 1. januar og 1. juli.
Endringer innenfor styringsretten kan gjøres ensidig, men skal kommuniseres tydelig og med rimelig frist, særlig når de er til ugunst. Goder som er blitt avtalevilkår, krever samtykke. Send endringene på e-post med lenke til ny versjon, og be om lesebekreftelse ved større revisjoner.
Kapittelet om avslutning av arbeidsforholdet
Beskriv løpet ved oppsigelse fra begge sider: oppsigelsesfrister, kravet om drøfting før arbeidsgivers oppsigelse, formkravene til selve oppsigelsen og rutinen for sluttattest. Reglene står i arbeidsmiljøloven, men håndboken bør vise hvem som gjør hva, slik at en oppsigelse aldri håndteres på improvisasjon.
Ta også med det praktiske som ellers glemmes: tilbakelevering av nøkler, PC og kundedata, sletting av tilganger siste arbeidsdag, og hvordan feriepenger og utestående avspasering gjøres opp i sluttoppgjøret. Fem linjer her sparer en halv dag per avgang.
To eksempler fra virkeligheten
«Kaffebrenneriet Vestby AS» har sju ansatte og ingen håndbok. Ved tilsyn 12. mars får bedriften avvik for manglende varslingsrutine og manglende oversikt over arbeidstid. Daglig leder setter opp håndboken fra mal samme uke, med varslingsrutine etter § 2 A-6 og en enkel timeregistrering, og lukker begge avvik innen fristen på fire uker. Kostnaden ble to kvelder og null kroner i gebyr.
Hos «Nordvik Regnskap AS» har håndboken siden 2017 lovet betalt fri i romjulen. Ny daglig leder stryker godet i november, med virkning fra samme jul. De ansatte protesterer, og bedriftens advokat konkluderer med at en ordning praktisert konsekvent i sju år kan ha blitt et innarbeidet vilkår som ikke fritt kan fjernes. Løsningen ble å beholde romjulsfri det året og varsle endringen med virkning fra neste år. Lærdommen: merk i håndboken hvilke goder bedriften kan endre.
Hva sier loven?
Lovtekstene er hentet fra Roborett sitt lovkorpus og verifisert mot gjeldende lovtekst 23. juli 2026. Kilde: Lovdata.
Arbeidsmiljøloven – aml § 14-5 – Krav om skriftlig arbeidsavtale
(1) Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Arbeidsgiver skal utforme et utkast til arbeidsavtale i samsvar med § 14-6. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller annen representant både ved utarbeidelse og ved endringer i arbeidsavtalen. (2) I arbeidsforhold med en samlet varighet av mer enn en måned skal skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte. (3) I arbeidsforhold med kortere varighet enn en måned eller ved utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale.
Les hos Lovdata
Arbeidsmiljøloven – aml § 2 A-6 – Plikt til å utarbeide rutiner for intern varsling
(1) Virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, plikter å ha rutiner for intern varsling. Også virksomheter med færre ansatte skal ha slike rutiner dersom forholdene i virksomheten tilsier det. (2) Rutinene skal utarbeides i tilknytning til virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. § 3-1, i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. (3) Rutinene skal ikke begrense arbeidstakers rett til å varsle. (4) Rutinene skal være skriftlige og minst inneholde a. en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold b. fremgangsmåte for varsling c. fremgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging av varsling. (5) Rutinene skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere i virksomheten.
Les hos Lovdata
Ofte stilte spørsmål
Er personalhåndbok lovpålagt?
Nei, men flere av delene er det i praksis: skriftlige arbeidsavtaler, varslingsrutine ved fem eller flere ansatte, og HMS-arbeid. Håndboken er den ryddigste måten å samle det på.
Hva gjelder ved motstrid mellom håndboken og arbeidsavtalen?
Arbeidsavtalen går foran. Den er individuelt avtalt og kan bare endres ved enighet, mens håndboken er ensidig fastsatt av arbeidsgiver. Skriv rangordningen uttrykkelig inn i begge dokumenter, så slipper dere diskusjonen.
Kan arbeidsgiver endre håndboken uten samtykke fra de ansatte?
Som hovedregel ja, innenfor styringsretten. Unntaket er goder som er blitt individuelle avtalevilkår, enten fordi arbeidsavtalen gjør håndboken til en del av vilkårene, eller fordi godet er praktisert så lenge og konsekvent at de ansatte har fått en berettiget forventning.
Må de ansatte signere på at de har lest håndboken?
Nei, det finnes ikke noe formkrav. En lesebekreftelse er likevel smart: den dokumenterer at reglene var kjent, noe som får betydning i saker om advarsel og oppsigelse. Digital bekreftelse ved onboarding og ved større revisjoner er nok.
Hvor ofte bør håndboken oppdateres?
Minst én gang i året, og alltid etter relevante lovendringer. Endringer i arbeidsmiljøloven trer gjerne i kraft 1. januar eller 1. juli, så en fast gjennomgang i januar fanger opp det meste. Bruk versjonsnummer og dato, så alle ser hvilken utgave som gjelder.
Vi er fire ansatte. Gjelder kravet om varslingsrutine oss?
Plikten etter § 2 A-6 slår inn når virksomheten jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, men også mindre virksomheter skal ha rutiner dersom forholdene tilsier det, for eksempel ved særlig risiko. Rutinen koster lite å skrive, og retten til å varsle gjelder uansett fra første ansatt.
Er håndboken bindende for de ansatte?
Ja, som instruks. Regler om arbeidstid, fravær og IT-bruk er gitt i kraft av styringsretten, og brudd kan følges opp med advarsel. Forutsetningen er at reglene er gjort kjent, holder seg innenfor lov og avtaler, og praktiseres likt.
Hva er forskjellen på personalhåndbok og HMS-håndbok?
Personalhåndboken samler vilkår og rutiner i arbeidsforholdet, mens HMS-håndboken dokumenterer det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet etter § 3-1, med risikovurderinger og avvikshåndtering. I små bedrifter kan de fint bo i samme dokument, med HMS som eget kapittel.
Hva bør en liten bedrift skrive først?
Start med det lovpålagte: arbeidsavtaler etter §§ 14-5 og 14-6, varslingsrutine etter § 2 A-6 og en enkel timeregistrering etter § 10-7. Deretter det som skaper flest spørsmål i hverdagen: ferie, egenmelding, velferdspermisjon og overtid.
Trygghet for bedriften — ikke bare denne saken
Med Roborett Bedrift får du svar på arbeidsgiverspørsmål med lovhenvisninger, dokumenter tilpasset din situasjon, og prosess-støtte når det gjelder — for mindre enn én advokattime i måneden. Én formfeil i en oppsigelse koster mer enn mange år med abonnement.
Les også
Innholdet på denne siden er generell juridisk informasjon, ikke juridisk rådgivning for din konkrete sak. Publisert 23. juli 2026, sist oppdatert 23. juli 2026.